Berapa lama majikan perlu menyimpan rekod gaji?

Di bawah U. S. undang-undang persekutuan, majikan mesti menyimpan rekod gaji pekerja atau bekas pekerja mereka untuk jangka masa tertentu. Walau bagaimanapun, jumlah masa berbeza mengikut undang-undang yang anda rujuk, yang boleh membuat mengetahui berapa lama menyimpan rekod pekerja mengelirukan. Dengan mengingati batasan waktu yang dikehendaki di bawah setiap undang-undang serta rekod yang berkaitan dengan gaji yang dikehendaki oleh undang-undang yang ingin anda simpan dan mengapa, anda boleh dengan lebih mudah membangunkan sistem yang menyimpan rekod gaji selagi undang-undang memerlukan.

Video Hari

Pengenalan

Rekod gaji adalah, secara amnya, apa-apa rekod yang berkaitan dengan jam kerja pekerja dan upah yang dibayar kepadanya, menurut Jabatan AS Buruh. Di bawah Akta Piawaian Buruh yang Adil, rekod gaji termasuk maklumat mengenai jam dan hari setiap minggu kerja bermula; bilangan jam bekerja pada setiap hari kerja dan setiap minggu kerja; jumlah amaun yang diperolehi oleh pekerja yang tidak bekerja lebih masa; gaji setiap jam untuk setiap minggu di mana pekerja bekerja lebih masa; jumlah bayaran lebih masa untuk setiap minggu kerja; jumlah sebarang penambahan atau pemotongan kepada gaji pekerja setiap minggu; jumlah yang dibayar untuk setiap tempoh bayar; dan tarikh-tarikh yang dilindungi oleh setiap tempoh bayar, mengikut U. S. Jabatan Tenaga Kerja. Maklumat ini harus ditandai dengan maklumat peribadi pekerja, termasuk nama, alamat, pekerjaan dan jantina. Jika pekerja berumur kurang daripada 19 tahun, juga termasuk tarikh lahirnya.

Undang-undang yang Berkenaan

Setakat tahun 2010, hanya dua statut persekutuan yang menghendaki majikan mengekalkan rekod gaji sepanjang tempoh masa, menurut Jabatan Tenaga Kerja AS dan Suruhanjaya Peluang Kerja Sama Amerika Syarikat, atau EEOC. Kedua-dua undang-undang ini adalah Akta Piawaian Buruh yang Adil dan Diskriminasi Umur dalam Akta Pekerjaan. Bagi FLSA dan ADEA, kebanyakan rekod gaji perlu disimpan selama tiga tahun, menurut Jabatan Tenaga Kerja S. dan EEOC. Walaupun FLSA membenarkan majikan membuang beberapa rekod gaji tambahan, termasuk jadual upah, selepas dua tahun, ADEA menghendaki majikan menyimpan rekod ini selama tiga tahun.

Format

ADEA tidak memerlukan majikan untuk menyimpan rekod gaji dalam format tertentu, selagi rekod tersedia apabila EEOC meminta mereka, menurut EEOC. FLSA tidak memerlukan jam masa digunakan untuk mengesan jam pekerja, menurut Jabatan Tenaga Kerja S. Tidak juga FLSA menghendaki rekod disimpan dalam format tertentu. Bagaimanapun, menurut Jabatan S. Buruh, mikrofilem atau pita ditekan tidak boleh digunakan melainkan majikan juga mempunyai peralatan untuk menjadikan format ini mudah dibaca.

Fungsi

Tujuan mengekalkan rekod gaji kakitangan di bawah Akta Piawaian Buruh yang Adil adalah untuk melindungi hak pekerja untuk gaji yang adil, menurut Jabatan Tenaga Kerja AS, termasuk hak pekerja yang dilindungi, tidak ada pekerja dengan upah minimum dan membayar lebih masa. Rekod-rekod itu juga boleh digunakan untuk memastikan majikan tidak menggunakan kanak-kanak terlalu muda untuk bekerja secara sah dan tidak menggunakan kanak-kanak yang boleh bekerja secara sah untuk beberapa jam yang tidak sah. Mengekalkan rekod di bawah Diskriminasi Umur dalam Akta Pekerjaan bertujuan untuk memastikan seorang pekerja yang mendapati dia mungkin didiskriminasi kerana umurnya dapat mencari maklumat yang diperlukan untuk membuktikan atau membantah tuntutannya, menurut EEOC.

Pertimbangan

Di bawah FLSA dan ADEA, rekod gaji biasanya disimpan selama tiga tahun berikutan tarikh penamatan pekerja, menurut EEOC. ADEA, FLSA, dan statut lain mungkin memerlukan majikan untuk menyimpan sebahagian daripada fail pekerja untuk pelbagai masa yang berlainan. Sebagai contoh, sementara ADEA memerlukan rekod gaji untuk disimpan selama tiga tahun, ia memerlukan maklumat asas tentang pekerja yang akan disimpan hanya satu tahun, menurut EEOC. Untuk memastikan perniagaan anda memenuhi semua keperluan penyimpanan rekod, sila rujuk kepada peguam undang-undang pekerjaan yang berkelayakan.